Comment créer un lien de réponse automatique dans Microsoft Outlook
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Parfois, nous voulons simplement effectuer un sondage ou avoir une réponse brève sur un sujet par e-mail. Mais lorsque que nous n’avons pas la possibilité de profiter des fonctionnalités disponibles en entreprise, comme les boutons de vote ou les formulaires automatiques, il peut paraître compliqué de savoir comment rédiger un e-mail avec des boutons de vote fonctionnant dans n’importe quelle boîte aux lettres.
Nous allons voir comment faire avec les liens hypertextes configurables dans Microsoft Outlook. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit de proposer de répondre OUI ou NON à une invitation.
Comment créer des liens de réponse automatique
Dans Outlook, rédigez votre message comme vous avez l’habitude de le faire, en écrivant bien les choix OUI et NON dans le texte.
Sélectionner une des phrases souhaitées pour la transformer en lien de réponse rapide, puis faire un clique droit et choisir “Lien” (ou “Link” si votre Outlook est installé en anglais).
Veuillez noter que vous avez également la possibilité d’accéder à cette fonction fonction avec le raccourcis clavier Ctrl +K
Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, sélectionner la fonction “Adresse e-mail” à droite puis remplir les champs “adresse” et “sujet”.
Pour insérer une adresse e-mail, simplement ajouter mailto: devant l’adresse de votre contact. Pour ajouter plusieurs adresses de réponse, séparer les adresses avec un point virgule( ; ).
Cliquer sur “OK”.
Vous voyez alors que les phrases auxquelles vous avez ajouté les fonctions sont devenues des liens hypertexte cliquables (généralement de couleur bleu). Vous pouvez dès lors envoyer les message à vos contacts.
Voici que que vont recevoir vos contacts. Il se peut que leur messagerie leur propose des réponses automatiques (flèche orange), mais ils n’ont qu’à utiliser les liens que vous avez créés, comme indiqué dans votre message, pour répondre rapidement.
Une fois que l’un de vos contacts aura cliqué sur le lien, un e-mail de réponse apparaîtra automatiquement sur son écran, il n’aura alors qu’à l’envoyer : l’adresse de réponse et le sujet sont déjà renseignés.(Il y a toujours la possibilité d’ajouter des commentaires dans le corps du message si nécessaire).
C’est désormais à vous de récolter les messages pour organiser votre événement au mieux!
Pour aller plus loin et avoir plus d’options, Microsoft mets à disposition Microsoft Forms. Cette fonctionnalité fait partie de votre licence Microsoft 365 si vous en avez une. Pour plus de renseignements consultez le site de Microsoft :
https://www.microsoft.com/fr-ch/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes